Le texte récupéré dans un e-mail est inexploitable
Vous avez copié le texte d’un e-mail dans un document Word. Mais vous ne pouvez pas l’exploiter, car chaque ligne se termine par un caractère de fin de paragraphe. Pour les éliminer, sélectionnez le texte, déroulez Edition/Remplacer, cliquez sur [plus], sur [spécial] et choisissez Marque de paragraphe dans la liste.
Cliquez maintenant dans le champ Remplacer et entrez une espace. Enfin, activez [remplacer tout]. Votre message est désormais constitué d’un seul paragraphe.
L’enregistrement d’un fichier déjà sauvegardé est demandé
Vous fermez un document que vous n’avez pas modifié. Pourtant, Word vous demande s’il faut l’enregistrer ! Cela se produit quand le texte comporte des champs que le traitement de texte a automatiquement mis à jour. C’est le cas, en particulier, si vous avez mis l’heure ou la date dans l’en-tête. Comme ces données changent sans cesse, Word considère que le document a été modifié et vous demande s’il faut l’enregistrer. Répondez par [non].
Le document imprimé occupe une page de trop
Vous voulez que votre rapport soit imprimé sur trois pages, mais il empiète sur la quatrième. Utilisez la fonction d’ajustement. Pour cela, déroulez le menu Fichier/Aperçu avant impression. Chaque fois que vous cliquez sur le bouton [ajuster], le corps de la police de vos textes est réduit, et le document peut alors occuper une page de moins. Notez que la manipulation ne fonctionne pas quand les caractères ont une taille inférieure à six points.
Le traitement de texte modifie les mots saisis
Vous saisissez un mot mais Word en affiche un autre ou met la première lettre en majuscule. Ces changements sont dus aux réglages de correction activés par défaut lors de l’installation du logiciel. Pour les modifier, déroulez Outils/Correction automatique et cliquez sur Lors de la frappe. Dans Remplacer, décochez les automatismes dont vous ne voulez pas, par exemple [ordinaux (1er) en exposant].
Dans Appliquer, décochez toutes les options et activez Correction automatique. Dans la liste placée en bas de la fenêtre de dialogue, sélectionnez chaque substitution à éliminer et cliquez sur [supprimer]. Ensuite, activez Mise en forme automatique, décochez toutes les options de la section Remplacer. Pour finir, validez par [ok]. Word ne modifiera plus vos textes.
Les fins de ligne ne sont pas visibles
Le problème se produit lorsque vous utilisez un taux d’agrandissement élevé pour l’affichage. Pour réduire ce taux, déroulez le menu Affichage/Zoom. Dans le champ Personnalisé, choisissez un facteur d’agrandissement plus faible et validez par [ok].
Vous pouvez également demander à Word de couper les lignes afin qu’elles soient visibles dans leur totalité. Pour cela, déroulez Outils/Options, activez Affichage, cochez [ajuster à la fenêtre] et validez par [ok].
Les dates ne sont pas écrites comme vous le voulez
Quand vous entrez des caractères qui peuvent représenter une date, par exemple 15/03, Word complète automatiquement la saisie en y ajoutant l’année en cours, sauf si vous pressez la touche Echap. Le format de date utilisé par Word est conforme à celui que vous avez défini dans les paramètres de Windows.
Pour les modifier, ouvrez le Panneau de configuration, cliquez deux fois sur Options régionales (ou Paramètres régionaux), sélectionnez un autre format de date et validez par [ok].
La réunion de deux textes modifie les caractères
Le fait de réunir deux paragraphes peut entraîner une modification de la taille et de la police des caractères. Cela est dû au fait que Word stocke les paramètres dans le retour chariot placé à la fin de ce paragraphe. Si vous supprimez ce caractère, Word ne sait plus quels attributs donner au paragraphe. Pour pallier ce problème, ajoutez une espace à la fin du premier paragraphe et collez à ce dernier le second paragraphe.
Le correcteur orthographique croit voir des fautes
Vous avez probablement, dans un paragraphe, saisi des mots étrangers, par exemple en anglais. Le traitement de texte considère donc que tout le paragraphe est rédigé en anglais. Dans ces conditions, les mots français, inexistants en anglais, sont donc soulignés comme étant mal orthographiés.
Pour remédier à ce problème, sélectionnez le paragraphe et déroulez le menu Outils/Langue/Langue. Dans la liste La sélection est en… choisissez Français (France) et validez par [ok].
Les tabulations se rebiffent
Vous voulez insérer des tabulations à l’aide de la règle, affichée en haut de l’écran, mais vous n’y parvenez pas. Les équerres noires qui y figurent représentent les repères de tabulation du paragraphe sélectionné. Mais chaque fois que vous cliquez sur la règle, un nouveau repère apparaît. De plus, d’autres symboles vous gênent peut-être, comme ces triangles, qui représentent les marges gauche et droite. Pour ajouter des tabulations, déroulez le menu Format/Tabulation.
Dans la fenêtre qui s’ouvre, définissez les repères de tabulation de la façon suivante. Pour chacun d’eux, précisez dans Définir la distance qui le séparera du bord gauche de la page. Dans Alignement, choisissez où le texte doit être placé par rapport à ce repère (à gauche, à droite…). Enfin, cliquez sur [définir]. Quand tous les repères ont été créés, validez par [ok].
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