“Harmoniser les applications documentaires disparates et favoriser une approche zéro papier”, tels sont les objectifs du vaste projet d’intranet documentaire mené par la société Alcatel en France. “Nous nous étions lancés dans la GED et la dématérialisation de documents depuis quelques années déjà, relate Jean Kiffer, chef du projet Gedi (Gestion électronique de documents sur intranet). Mais l’information était éparpillée dans l’entreprise sous différents formats [Interleaf, Office, PDF, etc., Ndlr]. ” Voila pourquoi l’année dernière Alcatel décide d’adopter le langage XML pour tous les nouveaux documents techniques diffusés à ses clients.
XML change la façon de concevoir les documents
C’est la société 4DConcept qui a été chargée de mettre en place les applications d’édition et de publication XML à partir des outils Epic d’Arbortext. Ces applications sont interfacées avec une base de données terminologiques pour faciliter la saisie et le balisage des informations. “XML change la façon de concevoir les documents et modifie le rôle des rédacteurs. Ceux-ci sont amenés à structurer l’information au lieu de la mettre en forme. C’est un élément qu’il ne faut pas négliger dans ce type de projet, car certains auront l’impression de perdre une facette de leur métier”, prévient Mathieu Balzarini, responsable ingénierie développement chez 4DConcept. Les applications d’édition sont totalement intégrées au workflow d’Alcatel, ce qui permet d’organiser le circuit de création et de validation des documents.La phase du projet la plus lourde a été la conversion des documents existants au format XML. C’est moins la diversité des formats de documents qui a posé problème que leur manque de structure. “À partir du moment où on passe à un langage plus riche, les convertisseurs automatiques ne peuvent pas tout résoudre”, estime Jean Kiffer. Plus de 100 000 documents destinés à être diffusés en interne ou aux clients ont ainsi été intégrés à l’application en un an. Les plus anciens restent stockés dans leur format d’origine. Toutes les données techniques sont désormais centralisées dans une application accessible depuis tous les sites d’Alcatel au travers de l’intranet d’entreprise. “L’accès à l’information a été amélioré et XML permet de faire des recherches plus précises”, observe Jean Kiffer.
Les clients accéderont à la documentation par Internet
“Depuis quelques années déjà, nos clients nous demandaient des documentations techniques au format numérique. À partir de la base de données, nous pouvons désormais créer automatiquement des CD-ROM de documents techniques sur l’ensemble de nos produits. Nos clients disposent ainsi de toutes les informations qui correspondent à leur installation”, explique Jean Kiffer. Cette réalisation a été rendue possible car l’intranet documentaire est lui-même intégré à une chaîne de production de contenu plus globale qui va de la création de contenu jusqu’à la diffusion à l’extérieur de l’entreprise. Les CD-ROM sont fournis en standard, mais les clients peuvent toujours demander une impression sur papier.La prochaine étape du projet sera l’ouverture d’un portail qui permettra aux clients d’accéder à la documentation par Internet. Cette ouverture est prévue dans le courant de l’année prochaine.
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