Une application de gestion des achats peut être tantôt déployée dans l’entreprise, tantôt louée à un prestataire ?” généralement une place de marché. Plus ou moins bien adaptées aux PME, ces deux formules peuvent être combinées. Dans le cadre d’une architecture traditionnelle, l’installation d’une application de gestion des achats consisterait à la déployer au sein de l’entreprise, comme n’importe quel progiciel. Mais un module de gestion des achats n’est pas un progiciel comme un autre. D’un point de vue technique, sa mise en ?”uvre ne présente pas de difficultés particulières. Quant au coût des licences, il est certes élevé mais reste comparable à celui d’un module de PGI.
Un catalogue répliqué sur l’intranet
La véritable difficulté est ailleurs : les données d’une telle application sont notamment générées dans un catalogue de produits dont la construction et l’administration complexes requièrent une collaboration avec les fournisseurs. De plus, il est nécessaire de mettre en place des connexions directes et permanentes par lesquelles transiteront commandes, factures et mises à jour du catalogue. La plupart des entreprises de taille modeste n’ont guère les ressources pour s’engager dans cette démarche, ni le poids pour convaincre chacun des fournisseurs d’établir un lien vers leur application d’e-procurement. Même des géants comme EDF ou Thomson Multimédia optent pour l’hébergement complet, du moins lorsqu’il s’agit de gestion des achats non stratégiques. Parmi les plus grosses PME, certaines pourront toutefois choisir de déployer l’application en interne. “Mais même dans ce cas, la difficulté de constituer et de mettre à jour un catalogue justifie d’en externaliser sa gestion auprès d’une place de marché, dont on profitera, en outre, de la capacité à sélectionner de nouveaux fournisseurs”, insiste Patrice Ferrault, consultant associé chez PEA Consulting. Le catalogue sera alors répliqué sur l’intranet renfermant l’application de gestion des achats. La complexité du déploiement sera réduite, surtout s’il consiste uniquement à mettre en ?”uvre un module de gestion des achats venant compléter un PGI existant, comme Baan Procurement ou Oracle Internet Procurement. En outre, l’entreprise tirera profit de la forte intégration avec les autres composants du PGI. S’il s’agit au contraire d’outils d’e-procurement spécialisés, signés Commerce One ou Ariba, l’intégration avec les principaux PGI, certes facilitée par des connecteurs standards, sera plus complexe.Toutefois, pour un CA inférieur à 60 ou 75 millions d’euros, l’effort de déploiement et le coût des licences orienteront la plupart des entreprises vers la location de l’application, assurée par toutes les places de marché. Celles-ci basent leurs offres sur les plates-formes logicielles d’éditeurs comme Commerce One, Ariba ou Oracle, qui leur permettent de proposer les mêmes fonctions que celles des progiciels de gestion des achats. Les utilisateurs y accèdent alors à distance, avec de simples navigateurs. Il reste toutefois le problème de l’intégration des données aux applications de l’entreprise. Les PME opteront généralement pour la récupération de simples fichiers plats ou Excel, qu’elles injecteront dans leurs systèmes comptables. Mais, à l’avenir, on préférera le déploiement de middleware transportant des messages XML correspondant aux commandes et autres factures.
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