En tant qu’organisateur et promoteur de courses hippiques, France Galop rassemble toutes les informations sur les chevaux qui par- ticipent aux épreuves de galop en France. Le service vétérinaire exploite annuellement 4 500 dossiers contenant des données aussi variées que l’identification du cheval, sa généalogie, ses qualifications ou son état sanitaire. Ces informations proviennent de différentes sources ?” éleveurs, entraîneurs, vétérinaires, bases de données, etc. Tous ces documents sont imprimés de façon à être consultés régulièrement pendant la vie de l’animal puis conservés dans les archives.
Une architecture client léger
En septembre 2000, France Galop débute l’installation de la solution de GED éditée par Docubase. Son objectif : simplifier l’accès aux dossiers et réduire les espaces de stockage, tout en respectant les infrastructures existantes. “La solution devait fonctionner sur notre architecture client léger et s’interfacer avec la base de données sur les chevaux, exploitée sur un mainframe IBM”, précise Joël Tarquinj, administrateur système. La solution a été mise en service au bout de quatre mois. Aujourd’hui, 1 400 dossiers sont gérés. L’insertion des documents se fait progressivement dès qu’il y a création de nouvelles entrées dans la base ou intervention sur un document déjà existant.Pour numériser les dossiers, la société s’est dotée de deux scanners et de deux postes d’acquisition. Les documents numérisés sont sauvegardés sur le serveur Docubase. S’y ajoutent des documents Office provenant d’un serveur de fichiers NetWare et des données sur les chevaux étrangers récupérées sur Internet et stockées au format PDF.Grâce à la GED, il n’y a plus de redondance, les informations sont centralisées et les utilisateurs peuvent directement consulter et mettre à jour les données dans l’application. Pour France Galop, ce projet sert aussi de test avant d’aller plus loin dans la gestion électronique de documents. “Le principe pourrait être étendu à d’autres domaines, par exemple celui des relevés de comptes”, précise Jacki Durand responsable du département informatique.Restent encore quelques obstacles à franchir avant d’atteindre l’objectif zéro papier : les archives ne sont toujours pas intégrées et malgré ses efforts pour supprimer les documents physiques, la société est tributaire de ses partenaires. “Nous avons commencé à détruire les dossiers intégrés dans Docubase. En interne, nous pourrions supprimer le papier. Certains services ou partenaires extérieurs ont bien compris l’intérêt du système et nous demandent des accès à la base, ce qui est facilement réalisable techniquement. Cependant, les éleveurs ou entraîneurs conservent une forte culture du papier”, constate Jacki Durand.
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