Après les intranets de publication plutôt statiques, puis d’échange où les salariés communiquent par formulaires, voici l’avènement de l’intranet collaboratif. Il permet aux groupes de travail de se créer des espaces virtuels où tous les documents et les outils nécessaires à la conduite de leurs projets seront centralisés. Mais quelle différence avec le groupware, très à la mode dans les années quatre-vingt-dix ? “Groupware ou intranet collaboratif, c’est la même chose ! Tous deux ont recours à des outils tels que des bibliothèques, des kiosques, du workflow, de la messagerie, des calendriers partagés et du suivi de tâches, etc. L’avantage de l’intranet, c’est l’universalité offerte par IP”, explique Serge K. Levan, associé du cabinet Main Consultants. Plus ouvert, il simplifie la mise en place d’un extranet collaboratif avec ses fournisseurs ou ses clients.
Mieux gérer l’information
L’intranet collaboratif permet de traiter en partie le problème de la saturation des messageries électroniques. “Les messages de gestion du projet restent dans l’espace de travail et, dans la messagerie, il n’y a que des notifications prévenant que tel ou tel document a été mis à jour dans l’espace de travail de groupe. Les fichiers joints ne sont plus nécessaires. La messagerie reprend sa valeur de canal de communication et non plus d’espace de stockage”, estime Miguel Membrado, fondateur de Mayetic, qui intègre et héberge ce type de solution. Puisqu’il centralise l’information, l’intranet collaboratif permet aussi de mieux la gérer. “Ces outils servent à pérenniser l’information et à faire de la gestion de la connaissance, explique Fabrice Trouvé, responsable intranet du Club Méditerranée. Ainsi, nous allons mettre en ligne les rapports de fin de saison des villages, afin que les nouveaux chefs récupèrent les informations dont ils ont besoin. Jusqu’à présent, celles-ci étaient volatiles et non diffusées.” L’intranet collaboratif n’est qu’une brique applicative et donc assez simple à déployer. Mais, “multiplier les plates-formes est peu souhaitable car cela demande une intégration et une administration séparée”, avertit Fabrice Trouvé, qui a choisi QuickPlace de Lotus en complément de la base Notes déjà installée. L’entreprise peut aussi s’intéresser aux offres des FAH, comme celles de KPNQwest (LiveLink, 50 euros par poste et par mois) et MayeticVillage (gratuit jusqu’à 200 Mo). En fait, comme avec le groupware, le principal frein à la réussite d’un projet sera psychologique. “Il faut convaincre les usagers de l’utilité de ces outils. Surtout lorsqu’ils sont habitués au partage de disque. Cela nécessite un accompagnement important”, souligne Fabrice Trouvé. Car les avantages n’apparaissent qu’à moyen terme et, dans un premier temps, l’utilisation d’un intranet peut être vécue comme une contrainte. “S’ils n’adhèrent pas au projet, les utilisateurs auront tendance à mettre en place des stratégies de contournement comme une surexploitation de la messagerie “, avertit Serge K. Levan.
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