Informatiser les processus d’achats en utilisant Internet ou un intranet, telle est l’ambition d’une infrastructure d’e-procurement. Mais de quels achats s’agit-il ? On distingue deux catégories, les uns dits stratégiques, les autres, non stratégiques. Les premiers, qui entrent directement dans la valeur des produits ou services vendus par l’entreprise, sont souvent déjà pris en charge par des modules de gestion de production ou de la chaîne logistique, avec une ouverture ou pas vers des places de marché verticales. En revanche, nombre d’entreprises n’ont pas formalisé la gestion des achats non stratégiques, qui concernent les fournitures de bureau, les équipements informatiques et télécoms, les services de nettoyage, les voyages, etc.
Baisse des coûts de traitement administratif des demandes
En valeur, ces biens et ces services ne représentent que 20 à 30 % de la totalité des achats. Mais en quantité, ils atteignent 70 à 80 %. Une infrastructure d’e-procurement est source d’économies, en consolidant ces achats et en diminuant le nombre de fournisseurs d’abord, mais aussi et surtout en réduisant les délais et les coûts du traitement administratif des demandes. La partie visible d’une telle infrastructure réside dans l’application de gestion des approvisionnements, qui donne aux employés de l’entreprise le moyen de choisir des produits dans un catalogue et de procéder à des demandes d’achats. Celles-ci suivent alors un circuit de validation passant, par exemple, par le chef de service, le directeur des achats et le responsable financier. Au préalable, on aura défini ce circuit, ce qui nécessite la formalisation de processus jusqu’alors flous ou trop complexes. Plus en amont, des acheteurs professionnels auront constitué des catalogues de produits, après avoir lancé des appels d’offres, sélectionné des fournisseurs (sourcing), puis négocié des prix et signé des accords cadres.Lorsqu’une demande d’achats a traversé avec succès ce circuit de validation, l’infrastructure d’e-procurement la transforme en commande et la transmet au système d’information du fournisseur, en passant éventuellement par une place de marché ?” celle-ci pouvant même se comporter comme un fournisseur.Le rôle de l’e-procurement ne s’arrête pas là. Il s’agit encore de recevoir des factures, de les intégrer au système comptable et de les rapprocher des commandes et des livraisons pour les comparer aux prix négociés. Enfin, en aval, le directeur des achats ou le responsable financier devra surveiller l’évolution des quantités et des types de produits achetés et veiller au respect des budgets alloués globalement ou individuellement.Toutes ces étapes et ces fonctions, qui couvrent un processus allant de la recherche de fournisseurs à l’analyse d’une politique d’achats, peuvent être simplifiées, voire délaissées. Ce qui permet d’adapter la démarche aux petites structures ou d’aller progressivement vers une automatisation croissante. Ainsi, le circuit de validation peut être réduit à une seule personne. Les demandes d’achats peuvent utiliser le catalogue public, éventuellement personnalisé, d’une place de marché. Et lorsque celle-ci se comporte en centrale d’achats, elle devient le seul fournisseur direct et prend en charge le sourcing. Les commandes, elles, peuvent passer par un centre d’appels. Enfin, les factures peuvent éventuellement être reçues sous un format papier et traitées de façon traditionnelle.
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