Répartis dans sept agences en France, les 400 collaborateurs d’Eneria assurent la vente, l’ingénierie, l’installation et la maintenance de groupes électrogènes, de centrales de production d’énergie et de moteurs destinés à l’industrie et à la marine. Après le doublement de son chiffre d’affaires entre 1991 et 2000, l’entreprise ne parvenait plus à gérer correctement la masse des documents bureautiques qui résultaient de son activité quotidienne. “Il existait de multiples versions de nos documents réparties un peu partout sur les postes. Sans un référentiel digne de ce nom, nous n’étions jamais sûrs d’utiliser le bon modèle de devis, la bonne documentation technique ou la bonne grille tarifaire… quand nous les retrouvions”, explique Jean-Marc Le Roux, responsable informatique d’Eneria.
Impliquer les utilisateurs
Début 1995, l’entreprise commence donc par centraliser les documents sur le réseau en ouvrant un répertoire partagé par groupe de travail. Le contrôle des droits d’accès est alors basé sur les profils utilisateurs de Windows NT. Avec 3 000 documents Word, Excel, PDF, etc., en stock, l’explorateur Windows montre vite ses limites en matière de recherche multicritère. Eneria étant déjà équipée de Notes pour sa messagerie et son agenda, l’équipe informatique décide de passer à la vitesse supérieure en développant une base documentaire, embryon de son futur intranet. “Lotus Notes était simple à mettre en ?”uvre, parfaitement adaptée techniquement, et nous possédions en interne un ingénieur particulièrement à l’aise avec cette technologie”, se rappelle Jean-Marc Le Roux. Tirant les leçons de l’initiative précédente, les développeurs se gardent bien de construire un système trop dépendant de l’informatique. “L’idée était de faciliter l’enrichissement par tous les utilisateurs”, commente-t-il. Les demandes de développement de bases documentaires spécifiques affluent, notamment du bureau d’étude et du service du personnel.La dernière étape de maturation débute avec la reprise de la société Enerson par Eneria fin 1999. Plutôt que de construire un nouvel intranet pour Enerson, qui n’en possède pas, l’équipe informatique propose de capitaliser sur l’intranet existant tout en lui ajoutant un moteur sémantique apte à fournir des réponses pertinentes aux questions exprimées en langage naturel. C’est Net.Semantic et Net.Portal de Mediapps qui sont retenus. Notamment pour leur aptitude à s’interfacer facilement avec l’existant Notes.D’un simple intranet documentaire, l’outil de partage d’informations d’Eneria devient donc un portail d’entreprise entièrement paramétrable. “Notre intranet est le plus beau succès informatique de l’entreprise. Les utilisateurs qui passaient plus de cinq minutes à trouver un document parfois périmé sont aujourd’hui assurés de trouver la bonne information en moins de cinq secondes”, conclut Jean-Marc Leroux.
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