Chez Bommart Minault, les avoués et les avocats ont délaissé depuis un an et demi les dictaphones et les cassettes qui leur servaient à enregistrer leurs argumentaires et leurs conclusions.Les secrétaires de l’étude n’ont plus à les retranscrire. Désormais, elles mettent en forme les rapports qui sont directement saisis par les juristes à l’aide du logiciel de reconnaissance vocale DictaPlus, intégré au réseau de l’étude.
Limiter les risques d’erreurs
“Nous avons réduit le nombre d’interventions sur les dossiers et, du même coup, les risques d’erreurs. Sans compter les gains de temps et de place liés à la suppression de la phase de saisie et à la diminution des allers-retours de dossiers imprimés”, explique Luc Couturier, principal de l’étude.Mais l’étude d’avoués ne se passe pas de ses secrétaires. “Elles ont une base de travail de meilleure qualité qu’avec un dictaphone et ne passent plus leur temps à la saisie de textes. Elles se concentrent sur d’autres tâches.”DictaPlus est un logiciel développé par AnNoText à partir du moteur de reconnaissance vocale SpeechMagic, de Philips Speech Processing. Sa particularité : il fonctionne en réseau et est enrichi de dictionnaires et de modèles de langage spécifiques aux juristes francophones.“Dans un premier temps, pour tester la solution, nous avons équipé un poste d’avoué et un poste de secrétaire”, indique Luc Couturier. Après avoir fait migrer son système informatique d’Unix vers Windows NT, Bommart Minault a installé DictaPlus sur un serveur NT. Le logiciel est interfacé avec l’application de gestion de l’étude, UserOpen, de Fiducial. Cinq juristes et deux secrétaires l’utilisent quotidiennement.Les avoués, munis d’un microphone qui fait aussi office de souris pour se déplacer dans l’application, enregistrent les références de leur dossier et les instructions utiles aux secrétaires, avant de dicter leur rapport. Une fois ce dernier saisi et validé, une alerte est envoyée dans la liste de tâches des secrétaires.Elles disposent sur le réseau de deux fichiers : un fichier texte sous Word, qu’elles mettent en forme dans UserOpen et un fichier audio, qui comporte les références, les instructions et l’ensemble de la dictée. Une fois le rapport mis en forme, il est disponible en format texte pour validation par les juristes.Le logiciel propose des dictionnaires de termes juridiques réalisés par AnNoText qui peuvent être enrichis. Une fonction d’adaptation de contexte permet d’enregistrer de nouveaux termes dans la base lexicale à chaque saisie de dossier.De même, une base de données des références vocales de chaque utilisateur est installée sur le serveur. La fonction d’adaptation acoustique est régulièrement activée pour comparer les enregistrements de voix et les corrections effectuées manuellement. D’après Luc Couturier, le taux de reconnaissance atteint 90 %.
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