Quinze millions de cotisants recensés, dix millions de retraités couverts, plus d’un million de dossiers de retraite gérés annuellement : la Caisse nationale d’assurance vieillesse et ses dix-neuf caisses régionales gèrent et archivent une masse d’informations considérable. Ces archives, considérées comme publiques, doivent se conformer à certaines règles. La branche retraite est donc tenue de conserver les pièces justificatives des dossiers sur des supports durables, jusqu’à la majorité du dernier ayant droit de l’assuré. À partir des années quatre-vingt-dix, la gestion des documents devient une question centrale à la CNAV. “Il fallait non seulement diminuer les espaces de stockage, mais aussi éliminer les manipulations de dossiers et réduire les délais de mise à disposition des informations”, explique Marc Dukat, responsable du projet.
Réduire les délais
En 1994, un système de consultation des microfilms archivés est mis en place. “Bien que raccourci, le délai de mise à disposition des films était d’au moins quatre heures, voire parfois d’une journée entière”, indique Marc Dukat. Trop contraignant en termes de délais et d’équipement, ce système a été remplacé l’année dernière par un dispositif de numérisation en deux temps. Les vingt centres régionaux et caisses de la Sécurité sociale affiliées à la CNAV disposent à présent de deux scanners Kodak. Une fois traité par un agent, le dossier est numérisé puis indexé par un code à barres. Ces informations, ainsi que les données fournies au format numérique par les entreprises et autres interlocuteurs professionnels de la CNAV, sont consultables sur intranet par les agents, grâce au numéro de dossier de l’assuré.Une fois numérisées, les pièces justificatives des dossiers sont archivées sur microfilms. Les dossiers numérisés sont stockés deux ans sur le serveur. Au-delà, les agents consultent les archives par un système de recherche des microfilms qui ont été numérisés au préalable.Un an après l’installation de la solution, la CNAV et les caisses affiliées en mesurent déjà les répercussions sur leurs espaces de stockage et leur consommation de papier. “Nous avons réduit de 80 % le volume de photocopies. à Paris, les dossiers courants mis bout à bout représentaient 10 km de papier. Nous avons gagné 1,5 km !”, s’exclame Marc Dukat. Les échanges de données avec les partenaires commencent à se dématérialiser grâce aux téléprocédures administratives. Cependant, vis-à-vis des particuliers le papier est pour le moment encore de rigueur.
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